ODIs medlemsadministrasjon var preget av tidkrevende manuelle prosesser og høy risiko for feil. Hverdagens oppgaver som godkjenning av nye medlemmer, kontroll av tillatelser og oppdatering av kontakt- og regnskapsdata krevde at de ansatte:

• Verifiserte informasjon manuelt i Brønnøysundregistrene (Brreg)
• Sjekket løyver i Løyveregisteret
• Dobbelregistrerte data i Duett, MarketingPlatform og andre systemer
• Brukte unødig mye tid på å holde medlemsinformasjon oppdatert og konsistent

Konsekvensen? Økt tidsbruk, frustrasjon og fare for utdatert eller motstridende informasjon på tvers av systemene.

Proventus ble hentet inn for å designe og implementere et skreddersydd CRM-system – bygget rundt ODIs behov og arbeidsprosesser, med full integrasjon mot eksterne systemer og en stram tidsplan.

Vår tilnærming:

✔ Kartlegging og rådgivning for å forstå behov, flaskehalser og muligheter

✔ Utvikling av et komplett CRM i Relatude CMS, bygget med .NET/C#, React/TypeScript og driftet på Microsoft Azure

✔ Sømløs integrasjon med Brreg, Løyveregisteret, MarketingPlatform og Tripletex (ODIs nye økonomisystem)

✔ Scripting og migrering av eksisterende medlemsdata fra Duett

✔ Automatisk sanntidssynkronisering – data legges kun inn én gang og er alltid oppdatert

Prosjektet ble ledet av Helene Svelle (prosjektleder) og Jørgen Eriksen (utvikler), med tett samarbeid med ODI under hele prosessen.

• Mer enn 100 timer med årlig manuelt arbeid spart
• Full synkronisering mellom eksterne systemer
• Bedre innsikt i medlemsdata via dashbord og strukturert informasjon
• Nye funksjoner – som digitale medlemskort – tilgjengelig for alle medlemmer
• Betydelig raskere onboarding av nye medlemmer
• Færre feil og mer effektive interne prosesser

“Nå ser vi den virkelige verdien av automatisering – ikke bare i spart tid, men i trygghet. Proventus leverte akkurat det vi trengte – og litt til.”

Sylwia NiklasRepresentant for ODI